Gemäß § 285 Nr. 7 HGB ist im Anhang einer Kapitalgesellschaft die durchschnittliche Zahl der während des Geschäftsjahres beschäftigten Arbeitnehmer getrennt nach Gruppen anzugeben.

Jedoch gibt das HGB an gleicher Stelle keine Hinweise darauf, auf welcher Grundlage dieser Durchschnitt der Arbeitnehmeranzahl berechnet werden sollte. Hierzu muss auf § 267 Abs. 5 HGB zurückgegriffen werden. Für die Ermittlung des Durchschnitts dienen die Zahlen der Beschäftigten, inklusive der im Ausland, zum Ende der vier Quartale, ohne Auszubildende. Diese können den Quartalsanmeldungen für die Lohnsteuer entnommen werden. Mit einzubeziehen sind auch zum Ende des Quartals gekündigte Arbeitsverhältnisse, da die Verhältnisse am letzten Tag des Quartals maßgeblich sind.

Der Arbeitnehmerbegriff wird hierbei nach dem Arbeitsrecht (Sozialversicherungsrecht) bestimmt, sodass auch die folgenden Gruppen als Arbeitnehmer bei der Berechnung zu berücksichtigen sind:

• Teilzeitbeschäftigte
• Aushilfen (auch wenn nur geringfügig oder kurzfristig beschäftigt)
• Heimarbeiter
• Mitarbeiter im Mutterschaftsurlaub

Für Teilzeitbeschäftigte oder Aushilfen erfolgt keine Umrechnung auf  Vollzeit, da die Kopfzahlen relevant sind.

Nicht bei der Berechnung der Arbeitnehmeranzahl einzubeziehen sind:

• gesetzliche Vertreter der Gesellschaft
• Mitglieder des Aufsichtsrates
• Auszubildende/Umschüler
• Praktikanten
• ruhende Arbeitsverhältnisse
• für die Gesellschaft freiberuflich tätige Unternehmer

Für die geforderte Einteilung nach Gruppen schreibt das HGB keine Methode vor, die Aufteilung kann sich jedoch an § 5 BetrVG orientieren:

• Arbeitnehmer
• Angestellte
• leitende Angestellte

Zusätzlich möglich ist eine Angabe nach Geschlecht, nach Vollzeit-, Teilzeit-, Kurzzeitarbeitskräfte, der Anzahl der Auszubildenden sowie der Leiharbeiter.

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