Gemäß § 249 HGB sind Rückstellungen „für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden“. Grundsätzlich gelten Rückstellungen als in ihrer Höhe und ihrer Entstehung nach als ungewiss. Dies unterscheidet sie von Verbindlichkeiten, welche als sicher bzgl. Höhe und Zeitpunkt angesehen werden. Explizit werden in §249 Abs. 1 S. 1 HGB unterlassene Instandhaltungen, die in den ersten drei Monaten des Folgejahres nachgeholt werden, benannt. Damit ist eine Pflicht zur Rückstellungsbildung im Gesetz verankert. Häufig stellt sich jedoch die Frage, was genau als Instandhaltungsrückstellung zu passivieren ist oder ob es sich um andere Verbindlichkeiten handelt.

Im Geschäftsjahr entstandene Innenverpflichtung der ersten 3 Monate des Folgejahres

Grundsätzlich sind als unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen, die zur Rückstellungsbildung verpflichten, Innenverpflichtungen anzusehen. Innenverpflichtung bedeutet, dass aus dem Geschäft des Unternehmens heraus eine Verpflichtung zur Instandhaltung besteht. Außenverpflichtungen gegenüber Dritten werden hingegen als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet. Die Innenverpflichtung muss dabei noch im alten Jahr entstanden sein und die Maßnahme muss in den ersten drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres beendet werden.

Was sind Instandhaltungen?

Weiterhin muss eine Unterscheidung zwischen Instandhaltung und Wartungs- bzw. Erhaltungsaufwand erfolgen. Denn Rückstellungen sind lediglich für Instandhaltungsaufwendungen zu bilden. So dürfen keine regelmäßigen Wartungen oder Inspektionen in den Instandhaltungsrückstellungen aufgenommen werden. Sofern eine Maschine einer Wartung je nach Auslastung unterliegt, dürfen aufgrund des unsicheren Zeitpunktes Rückstellungen für Instandhaltungsaufwendungen gebildet werden. Ferner gilt, dass umfangreiche Erhaltungsmaßnahmen und werterhöhende Instandhaltungen aktiviert werden müssen, daher entfällt im Vorhinein eine Bildung einer Rückstellung. Geht zum Beispiel eine Maschine Ende des Geschäftsjahres kaputt und kann aus technischen und organisatorischen Gründen nicht mehr repariert werden, dann ist dies als Instandhaltungsrückstellung zu erfassen.

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