Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) haben Unternehmen für Geschäftsunterlagen zu deren Einlagerung sie verpflichtet sind, eine Rückstellung zu bilden. Die Oberfinanzdirektion (OFD) Niedersachsen hat im Oktober 2015 dazu Stellung genommen und in einer Verfügung erläutert, nach welchen Kriterien die Rückstellung zu bilden ist.
Gemäß § 257 HGB sind Unternehmen dazu verpflichtet, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie Eingangs- & Ausgangsrechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Handels- & Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung notwendige Unterlagen sind dagegen lediglich sechs Jahre zu lagern. Die Aufbewahrung kann hierbei sowohl in Papier- als auch in digitaler Form erfolgen.
Einzubeziehende Kosten der Aufbewahrungsrückstellungen
Zur Bildung der Rückstellung führt die OFD nun aus, dass folgende Kosten einzubeziehen sind:
- Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Voranmeldungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
- Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom). Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden
- Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
- Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume
- Der Zinsanteil aus Leasingraten (z.B. für die oben genannten technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.
Nicht rückstellungsfähig sind:
- die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern,
- die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und
- die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
Berechnung der Aufbewahrungsrückstellungen
Zur Berechnung der Rückstellung gibt es zwei Möglichkeiten:
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Möglichkeit:
Zum einen besteht die Option zur gesonderten Ermittlung der Kosten pro Jahr und Multiplikation mit den Jahren der Aufbewahrungsfrist. Ist eine Trennung zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht oder nur mit erheblichen Aufwand möglich, so kann ein Abschlag in Höhe von 20 % der Rückstellung vorgenommen werden.
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Möglichkeit:
Zur Vereinfachung der Berechnung können die jährlichen Kosten der Aufbewahrung mit der Faktor 5,5 multipliziert werden (Durchschnittswert der Jahre eins bis 10). So kann auch eine Unterscheidung zwischen der sechs- und der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist entfallen. Zu beachten ist, dass die Kosten für Einscannen, Einlagerung und Datensicherung nicht zu vervielfältigen sind, da diese nur einmal anfallen.
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