Rückstellungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Jahresabschlusses. Gerade bei personalintensiven Unternehmen ist die Anzahl der nicht genommenen Urlaubstage besonders groß. Die für diese Tage zu bildende Urlaubsrückstellung kann dann je nach Berechnungsmethode größere Auswirkungen auf das Jahresergebnis haben.

Durchschnitts- vs. Individualberechung

Der entscheidende Vorteil bei der individuellen Berechnung der Rückstellung für jeden Mitarbeiter ist die daraus resultierende Genauigkeit der Rückstellung. Jedoch ist diese Methode vor allem bei personalintensiven Unternehmen zeitaufwendig und damit nachteilig.

Hier bietet sich dann eine Durchschnittsberechnung an, bei der die Mitarbeiter bspw. in gleichartige Gruppen eingeteilt werden.

Wichtig ist, die gewählte Methode im Sinne der Bilanzkontinuität beizubehalten.

Erste Schritte

Die ersten Schritte umfassen die Erhebung der für die Berechnung relevanten Daten. Es werden die Urlaubsentgelte (nicht zu verwechseln mit dem Urlaubsgeld), die Arbeitstage und die Resturlaubstage aller Mitarbeiter benötigt.

Für das maßgebliche Urlaubsentgelt sind die Bruttolöhne zu berücksichtigen. Hierbei ist gemäß § 11 Bundesurlaubsgesetz der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsantritt als Berechnungsgrundlage zu nutzen. Es schließt den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und die Beiträge zur Berufsgenossenschaft ein. Handelsrechtlich sind hier zudem die vermögenswirksamen Leistungen, die Erhöhung der Pensionsverpflichtungen und die Rückstellungen für Jubiläen zu berücksichtigen.

Berechnungsgrundlage: die jährlichen Arbeitstage

Hierbei gibt es ebenfalls Unterschiede zwischen Handels- und Steuerrecht. Während für die Steuerbilanz abhängig von der Anzahl der Arbeitstage pro Woche insgesamt 250 bzw. 300 Arbeitstage für die Berechnung zugrunde gelegt werden, sind es für die Handelsbilanz 220 Arbeitstage. Im Handelsrecht werden im Gegensatz zum Steuerrecht nur die tatsächlichen Arbeitstage berücksichtigt. Im Steuerrecht werden die Urlaubs- und Krankheitstage noch mit berücksichtigt, da diese Teil des Arbeitslohns sind.

Berechnung

Die eigentliche Berechnung im letzten Schritt ist dann ganz einfach. Das maßgebliche Urlaubsentgelt wird durch die Anzahl der Gesamtarbeitstage dividiert und mit der Anzahl der noch ausstehenden Urlaubstage multipliziert.

Da die Resturlaubstage in der Regel in weniger als zwölf Monaten verbraucht sein müssen, handelt es sich bei den Urlaubsrückstellungen um kurzfristige sonstige Rückstellungen. Eine Abzinsung ist deshalb weder nach Steuer- noch nach Handelsrecht vorzunehmen. Gleichwohl sind mögliche Abweichungen im Ansatz nach Steuer- und Handelsrecht bei der Berechnung der latenten Steuern mit zu berücksichtigen.

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