Durch die Digitalisierung wird das Arbeiten überall ermöglicht. Dabei ist die telefonische Erreichbarkeit ein essentieller Bestandteil. Unternehmen stellen dafür immer häufiger Mitarbeitern Smartphones zur Verfügung. Ein weiterer Grund kann auch die dadurch verbesserte Mitarbeiterbindung an das Unternehmen sein. Allerdings nutzen viele Arbeitnehmer auch ihre privaten Smartphones zur beruflichen Kommunikation und erhalten dafür einen Zuschuss des Arbeitgebers. Eine weitere Möglichkeit stellt die Zurverfügungstellung eines Smartphones mit privater Nutzung gegen Zuzahlung dar. Diese unterschiedlichen Varianten führen jedoch auch zu unterschiedlichen lohnsteuerrechtlichen Behandlungen.

Fall 1: Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter das Smartphone zur privaten Nutzung.

Liegt das Eigentum des Gerätes beim Arbeitgeber, dann ist dies gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei zu behandeln. Es ist unerheblich, wie viel das Smartphone privat und wie viel beruflich genutzt wird. Eine Dokumentation ist dadurch nicht erforderlich.

Fall 2: Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ein Smartphone gegen Zuzahlung, da dieser ein hochwertigeres Modell möchte.

Das Smartphone ist nicht im Eigentum des Arbeitgebers, daher entfällt die Steuerbefreiung aus Fall 1. Die Preisdifferenz des Smartphones und des günstigen Endgerätes stellen die für den Arbeitnehmer anfallenden Kosten dar. Lohnsteuerpflichtig ist jedoch die Differenz zwischen dem Stand-alone-Preis für das Gerät und dem als Kosten des Arbeitsnehmers identifizierten „Kaufpreises“. Eine pauschale Versteuerung von 25 % ist hier zulässig.

Fall 3: Der Arbeitnehmer nutzt sein privates Smartphone auch für berufliche Zwecke und erhält dafür einen Zuschuss.

Dieser Zuschuss kann als Auslagenersatz pauschaliert werden, sofern nachgewiesen werden kann, dass die Pauschale ungefähr den tatsächlichen Aufwendungen entspricht. Kann kein Nachweis durch den Arbeitnehmer erbracht werden, führt die gezahlte Pauschale zu Arbeitslohn. Jedoch gibt es eine Vereinfachung der Finanzverwaltung. Es dürfen bis zu 20 % des Rechnungsbetrages, höchstens jedoch 20 €, steuerfrei erstattet werden.

Haben Sie Fragen bezüglich der Überlassung eines Smartphones an ihren Arbeitnehmer oder zu anderen Themen des Jahresabschlusses? Wir von PRC TREUHAND & REVISION GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft helfen Ihnen gerne. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail oder rufen Sie uns an!