Die Anlageninventur – ist diese wirklich notwendig?
„Nicht schon wieder“ – werden Sie vielleicht sagen. „Wir haben doch eben erst für den Jahresabschluss im Rahmen der Inventur alle Vorräte gezählt und bewertet. Daher sind wir froh, den Jahresabschluss nun fast fertig zu haben“. Wenn Ihr (mittelständisches) Unternehmen zu denen gehört, welches sich im ersten Quartal mit ihrem Jahresabschluss des vergangenen Jahres auf der Zielgraden befindet, gehören Sie und ihr Team des Finanzwesens sicherlich zu der ambitionierteren Gruppe. Respekt und herzlichen Glückwunsch hierzu! Jedoch ist mit diesem Blog-Beitrag nicht die Zählung des Vorratsvermögens, sondern die des Anlagevermögens im Rahmen einer (sog.) Anlageninventur gemeint.
Anlageninventur als Ergänzung zur Vorratsinventur
Vielleicht fragen Sie sich, ob diese überhaupt notwendig ist. Die Frage ist nicht ganz unberechtigt. Wird die Inventur des Anlagevermögens meist doch recht stiefmütterlich behandelt, obwohl es auch hierzu unter bestimmten Voraussetzungen eine rechtliche Verpflichtung gibt.
Steuerliche Vorschriften
In den Einkommensteuerrichtlinien (R 5.4 EStR) heißt es: „Der Steuerpflichtige braucht die jährliche körperliche Bestandsaufnahme für steuerliche Zwecke nicht durchzuführen, wenn er jeden Zugang und jeden Abgang laufend in das Bestandsverzeichnis einträgt und die am Bilanzstichtag vorhandenen Gegenstände des beweglichen Anlagevermögens auf Grund des fortlaufend geführten Bestandsverzeichnisses ermittelt werden können“. Das Bestandsverzeichnis muss demnach folgende Punkte beinhalten:
– Tag der Anschaffung oder Herstellung des Gegenstandes
– Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten
– Tag des Abgangs des Vermögensgegenstandes
Wichtig ist noch zu erwähnen, dass der Grundsatz der Einzelbewertung gilt, d.h. man sollte nicht die Vermögensgegenstände in eine Inventarnummer buchen „z.B. Inv.-Nr. 0815 – Zugänge 2017“ oder „Inv.-Nr. 4711 – Möbel 1. Etage“. Diese sind i.d.R. einzeln zu erfassen (jedoch gibt es hierzu auch Erleichterungsmöglichkeiten).
Wie gut ist die Buchhaltungssoftware des Anlagevermögens Ihres Unternehmens?
Zugegebenermaßen erfüllt die überwiegende Mehrzahl der am Markt befindlichen Software die Voraussetzungen für den Verzicht einer Anlageninventur, d.h. die heutige Software Ihres Steuerberaters oder die gängige (Anlagebuchführungs-) Software ihres Unternehmens weist die geforderten Eigenschaften i.d.R. auf. Führen Sie kein explizites Anlagenbuch oder weist diese verwendete Software die o.g. Merkmale nicht auf, dann kann es zu einer eingehenderen Prüfung – inkl. Schätzungen – durch das Finanzamt kommen.
Handelsrechtliche Empfehlungen
Die handelsrechtlichen Vorschriften empfehlen in regelmäßigen Abständen von etwa drei Jahren mindestens eine stichprobenartige körperliche Bestandsaufnahme des Anlagevermögens, um eine Bestätigung der Ergebnisse auf Grund der Buchinventur zu erhalten (Beck´scher Bilanzkommentar 10. Auflage §240 Tz. 6).
Gründe für die Durchführung einer Anlageninventur
Die Gründe für die Durchführung einer Anlageninventur sind vielschichtig. Die wichtigsten sind nachfolgend genannt:
– Es werden Anlagegüter aus dem Verzeichnis gelöscht, welche längst nicht mehr vorhanden sind, jedoch noch einen Restbuchwert vorweisen. Die künftige Abschreibung wird bei einer Ausbuchung nicht mehr unnötig erhöht und führt zu Ergebnisverbesserungen
– Betriebliche Kennzahlen können sich wesentlich positiv verändern (z.B. Abschreibungsquote, Investitionsquote, Anlagenabnutzungsgrad, etc.)
– Es werden bei der Gelegenheit die Nutzungsdauern überprüft und geben Hinweis auf die wirtschaftlich richtige Dauer für künftige Investitionen bei Neuanschaffungen
Der optimale Zeitpunkt für die Durchführung einer Anlageninventur
Je nachdem wie gut und akribisch das Anlageverzeichnis geführt ist, empfehlen wir einen Zeitraum für die Durchführung von längstens vier bis fünf Geschäftsjahren. Sofern ein (Anlage-)Softwarewechsel ansteht oder große Unsicherheit bzgl. der Ordnungsmäßigkeit des Anlagevermögens herrscht, ist eine Inventur ebenfalls durchaus angebracht. Bei komplexem Anlagenbestand unterstützen wir Sie bei der Durchführung der Inventur und bieten eine Prüfung der migrierten Datenbestände auf das neue System an. Ferner macht eine Anlageninventur dann Sinn, wenn langjährige Mitarbeiter(innen), welche das Anlagenbuch geführt haben ausscheiden – besonders wenn das Anlagenbuch (Inventarverzeichnis) aufgrund der unzureichenden Bezeichnung/Detaillierungsgrad keinen oder nur geringen Rückschluss auf die vorhandenen Anlagengüter bietet (z.B. „Inv.-Nr. 0815:- 10 Stühle“ oder „Inv.-Nr. – 4711: Computer“).
Mögliche Wege der Durchführung einer Anlageninventur
Die Inventur des Anlagevermögens gleicht weitestgehend der des Vorratsvermögens, d.h. diese findet durch körperliche Aufnahme (bei Sachanlagevermögen) oder via Buchinventur (bei Finanzanlagevermögen, immaterielle Vermögensgegenstände) statt. Eine genaue Kennzeichnung der (Sach-) Anlagengegenstände mit einer Inventarnummer wird daher empfohlen.
Aus unserer Erfahrung heraus wundert man sich oft, welche nicht mehr vorhandenen Anlagegütern bisher im Bestandsverzeichnis geführt worden sind.
Gehen Sie den Schritt für die Durchführung einer Anlageninventur, die nächste (Vorrats-)Inventur kommt schneller als man denkt. Ein festgelegter Zeitpunkt zu Beginn oder Ende des Geschäftsjahres ist nicht notwendig. Ein Termin zu einem Monatsende wird jedoch empfohlen.
Wir von PRC – Priller, Reinhard & Coll. GmbH helfen Ihnen gerne dabei. Sprechen Sie uns einfach an.